Diskusikan Kebutuhan Anda
Bila diartikan secara bebas, risk based thinking berarti memperhatikan dan mempertimbangkan segala resiko dalam setiap pengambilan keputusan. Apa resiko yang ada, misalnya, kalau organisasi akan membuat produk baru, atau akan mengeksekusi proyek baru, atau akan mengirim produk ke pelanggan yang baru? Apa resikonya bila diinginkan penggunaan alat yang baru? Dari situ, organisasi dapat memutuskan tindakan-tindakan yang diperlukan. Misalnnya, membiarkan rancangan produk apa adanya, memodifikasi rancangan atau mungkin membatalkan rancangan.
Dalam beberapa bagian, ISO-9001 menyandingkan kata resiko dengan peluang. Misalnya, organisasi harus mempertimbangkan ‘resiko dan peluang’ dalam perencanaan sistem manajemen…dan seterusnya. Ini membuat konsep tentang risk based thinking tidak sekedar mengganti persyaratan preventive action dalam versi ISO-9001:2008, tetapi juga mencakup peningkatan berkelanjutan. Ini juga menarik bila dikaitkan dengan konsep risk management. Dalam konsep risk management yang sedang berkembang sekarang, resiko dibagi menjadi tiga jenis:
Resiko karena adanya ketidakpastian
Resiko karena adanya bahaya
Resiko karena adanya peluang
Bila dikaitkan dengan pembagian jenis resiko diatas, maka penyandingan resiko dan peluang dalam ISO-9001:2015 dapat diartikan bahwa organisasi perlu:
mengidentifikasi adanya peluang-peluang
menganalisa resiko, baik resiko karena mengambil peluang yang ada, maupun resiko bila tidak mengambil peluang yang ada.
Untuk menerapkan risk based thinking, kita harus mengingat bahwa persyaratan tersebut, sama dengan process approach, menjiwai seluruh persyaratan lain dalam ISO-9001:2015. Maka sudut pandang yang harus diambil adalah sudut pandang secara makro, melihat sistem manajemen mutu secara keseluruhan.
Misalnya: Kita lihat berbagai proses yang ada. Apakah pengaturan proses sudah didasarkan pada resiko-resiko yang ada yang mempengaruhi output dari proses? Apakah prosedur yang ada memberi penekanan berlebihan terhadap hal yang kurang beresiko tetapi kurang memberi penekanan pada hal yang justru lebih beresiko?
Secara khusus kita juga perlu melihat apakah kita sudah melakukan penilaian resiko mutu terhadap proses produksi dan pelayanan? Bila belum, kita perlu melakukannya. Mungkin kita perlu menetapkan sistem agar penilaian resiko selalu dilakukan setiap adanya proyek baru atau proses produksi baru, atau bila kita melakukan rancangan produk yang baru.
Untuk selanjutnya, kita harus membiasakan ‘berpikir atas dasar resiko’ untuk setiap keputusan penting yang akan dibuat. Inilah esensi dari risk based thinking. Apakah kita akan menggunakan satu pemasok saja untuk satu material? Kita harus pikirkan resiko bila pemasok tersebut, untuk berbagai alasan, tidak dapat memasok sesuai dengan kebutuhan. Apakah kita akan menggunakan mesin baru? kita juga harus memikirkan resiko yang ada dan menentukan bagaimana kita menangani resiko tersebut.
Untuk organisasi yang telah menerapkan sistem manajemen lingkungan atau K3, penilaian resiko sudah tidak asing lagi. Aktifitas yang sama dapat diaplikasikan dengan orientasi yang diubah menjadi orientasi terhadap mutu. Tentu saja, kriteria tingkat kemungkinan dan konsekwensi dari resiko harus disesuaiakan.
Apakah kita perlu mendokumentasikan risk based thinking? ISO-9001:2015 tidak secara tegas bahwa identifikasi dan penilaian resiko terhadap mutu harus didokumentasikan. Tetapi, dokumentasi diperlukan untuk alasan logis, yaitu sebagai sumber pengetahuan organisasi tentang resiko apa yang telah dihadapi dan antisipasi apa yang telah diambil. Pengethuan tersebut pasti berguna untuk organisasi sehingga pembahasan resiko-resiko yang similar dimasa depan tidak lagi dimulai dari nol.
Terkait peluang, organisasi juga dituntut untuk menimbang resiko yang ada dalam setiap peluang. Misalnya, terdapat peluang untuk menekan biaya pergudangan dengan mensyaratkan pemasok untuk hanya mengirim material tepat pada waktu dan dalam jumlah sebatas diperlukan. Apa resikonya bila peluang tersebut diambil? sebaliknya, apa resiko di masa depat bila peluang tersebut tidak diambil? biaya tambahan pergudangan bila kebutuhan material meningkat?
Risk based thinking, pada akhirnya, harus menjadi cara berpikir yang melekat disetiap pengambil keputusan dalam organisasi dan diterapkan pada setiap aspek dalam sistem manajemen mutu. Dan hasil dari risk based thinking adalah sistem manajemen mutu yang benar-benar sesuai dengan kondisi dan situasi real yang dihadapi organisasi, tidak dipaksakan untuk menjadi sistem tertentu yang tidak sesuai dengan konteks organisasi.