Penyusunan Prosedur dalam Persyaratan ISO-9001:2015

Yang menarik dari ISO-9001:2015 adalah digunakannya secara terpadu tiga prinsip PDCA, risk based thinking dan pendekatan proses. Penggunaan ketiga prinsip tersebut dalam pengaturan aktiftas dapat diartikan:

Pertama: Organisasi harus mengetahui proses apa saja yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu nya

Kedua: Setiap proses harus direncanakan, diterapkan, ditinjau dan tindakan perbaikan harus dilakukan saat diperlukan.

Ketiga: Dalam perencanaan proses, organisasi harus mempertimbangkan resiko-resiko yang ada yang dapat mempengaruhi hasil dan melakukan tindakan preventif yang diperlukan.

Pengaturan aktifitas dengan cara demikian akan merubah cara-cara lama dalam penyusunan berbagai aturan kerja seperti prosedur dan instruksi kerja. Motto Tulis apa yang Anda lakukan dan lakukan apa yang Anda tulis, yang sebenarnya sudah lama harus dibuang, kini harus benar-benar dilupakan. Pengaturan proses bukan semata-mata masalah penulisan, tapi lebih pada bagaimana meningkatkan efektiftas dari sebuah proses secara berkelanjutan. Lalu bagaimana seharusnya tahapan penyusunan prosedur yang sesuai dengan tujuan tersebut? berikut adalah beberapa tahapan yang harus dilalui.

1. Definisikan proses

Apa proses yang akan diatur? pertanyaan ini adalah pertanyaan pertama yang sangat menentukan. Kesalahan dalam pendefinisian proses akan membuat ketidakjelasan tentang aktifitas yang akan diatur. Contoh kesalahan dalam pendefinisan proses: Nama proses: Sumber daya manusia. Nama ini diambil dari nama departemen yang biasa ada dalam organisasi: Human resource department. Kesalahannya adalah, ‘Sumber daya manusia’ bukan sebuah aktifitas. Pendefinisian proses harus spesifik tentang suatu aktifitas.Aktifitas spesifik terkait sumber daya manusia bisa saja rekrutmen, pelatihan dan sebagainya. Maka definisi proses seharusnya adalah: Rekrutmen, atau Pelatihan dan sebagainya.

2. Tentukan Input dan Output dari proses

Tidak ada proses yang tidak menerima input dan mengeuarkan output. Output adalah komponen penting dari suatu proses yang harus dipertimbangkan. Mengapa? Karena adanya output yang berguna adalah alasan mengapa proses itu ada. Juga, persyaratan output akan menentukan bagaimana proses harus diatur.

3. Tentukan persyaratan Output dan Input

Output harus bagaimana? jawaban dari pertanyaan tersebut adalah refleksi dari kebutuhan pelanggan, baik pelanggan internal maupun eksternal. Jawaban dari pertanyaan tersebut juga harus mempertimbangkan kemampuan dari sumber daya yang dimiliki.

Contoh: Proses pengiriman;
Output: produk terkirim ke pelanggan
Persyarata: Produk sesuai dengan order, Kemasan sesuai dengan persyaratan
Barang tidak rusak selama pengiriman

Bagaimana dengan persyaratan input?
Persyaratan input adalah apa yang harus dipenuhi oleh input agar output memenuhi persyaratan yang diininginkan. Misalya, untuk proses produksi, material harus sesuai spec, untuk proses pengiriman, barang harus berlabel dan sebagainya.

4. Buat alur proses pendahuluan

Alur proses pendahuluan adalah alur proses rancangan awal yang munkin nanti akan dirubah dengan mempertimbangkan masukan dari tahap analisa resiko.

5. Analisa resiko

Analisa resiko adalah proses identifikasi resiko dan penilaian untuk menentukan skala prioritas. Analisa resiko selalu mencakup penilaian resiko yang umumnya mempertimbangkan 2 parameter: kemungkinan munculnya resiko dan tingkat dampak dari munculnya resiko. Skala resiko ditentukan dari 2 parameter tesebut. Bila rendah dapat diabaikan, bila tinggi harus diinvestigasi secara mendalam; penyebabnya dan tindakan yang diperlukan untuk menghilangkan atau paling tidak meminimalkannya. Tindakan bisa bermacam-macam sesuai dengan penyebab dari munculnya resiko. Bila penyebabnya terkait dengan aturan kerja, maka disinilah perlunya hal tersebut dimasukkan dalam prosedur.

Contoh berikut adalah hasil dari analisa resiko dan tindakan yang diperlukan.

Tentu tidak semua resiko ditindaklanjuti. Resiko dengan nilai kemungkinan terjadinya kecil dan nilai kerugian karena dampaknya juga kecil dapat diabaikan, kecuali bila tidak ada lagi resiko dengan nilai lebih tinggi.

6. Menyusun draft prosedur

Draft prosedur tentunya mempertimbangkan berbagai resiko yang telah dianalisa.

7. Pengujian dan pengesahan

Ini adalah tahapan standar dari penyusunan prosedur. Setiap prosedur perlu diuji untuk menentukan apakah prosedur dapat diaplikasikan dan apakah tujuan dari prosedur untuk meningkatkan efektifitas proses mempunyai peluang yang besar untuk tercapai.