Diskusikan Kebutuhan Anda
Ini adalah salah satu persyaratan yang baru pada ISO-9001 yang muncul pada edisi 2015. Secara garis besar, persyaratan ini mengharuskan organisasi untuk mengetahui pengetahuan apa yang diperlukan, memelihara dan membuatnya tersedia pada tingkat yang diperlukan.. Persyaratan ini sekilas membingungkan karena seperti tumpang tindih dengan beberapa klausul lain. Mari kinta lihat:
“organisasi harus menentukan pengetahuan apa yang diperlukan”
Ini harusnya sudah tercakup pada persyaratan tentang kompetensi karena kompetensi mencakup pengetahuan yang harus dimiliki disamping keterampilan dan atribut lain.
“organisasi harus memelihara pengetahuan dan membuatnya tersedia pada tingkat yang diperlukan”.
Bila yang dimaksud adalah pengetahuan tertulis, tentunya sudah tercakup pada pengendalian informasi terdokumentasi. Didalamnya tentu ada standar-standar kerja, prosedur dan lain-lain yang tak lain adalah kristalisasi dari pengetahuan yang diperlukan.
Pada catatan1 disebutkan bahwa “pengetahuan organisasi adalah pengetahuan yang terkumpul dari pengalaman”.
ISO-9001 sudah menggunakan risk based thinking. Risk register dapat dijadikan sarana untuk menyimpan pengalaman-pengalaman agar menjadi masukan di waktu-waktu yang akan datang.
Perbedaan persyaratan ini dengan persyaratan pengendalian informasi terdokumentasi, kompetensi dan risk based thinking justru ada pada catatan 2. Disitu disebutkan bahwa pengetahuan organisasional dapat bersumber dari penangkapan (capturing) pengetahuan yang tak terdokumentasi dan sumber eksternal seperti akademia, konferensi. Inilah yang sebetul-betulnya baru dan tidak tumpang tindih dengan persyaratan lain.
Dalam konsep organizational knowledge, yang berkembang beriringan dengan konsep knowledge management, organizaional learning, learning organization, dikenal apa yang disebut explicit knowldege dan tacit knowledge. Sementara explicit knowledgeadalah pengetahuan yang jelas, tertulis, mudah diakses, tacit knowledge adalah pengetahuan yang tersembunyi, yang membuat seseorang menjadi ahli, tidak mudah dibagi, tidak mudah diakses, terkumpul dari perpaduan antara pengalaman, intuisi, bakat dan lain-lain. Tacit knowledge inilah yang dimaksud dalam ISO-9001 2015 yang perlu ditangkap dan disebarkan.
Sayangnya, perbedaan yang menarik ini dan bisa sangat bermanfaat bagi organisasi hanya ada di bagian ‘catatan’ yang bersifat penjelasan dan kurang kuat menjadi persyaratan. Ini membuat persyaratan tentang pengetahuan organisasional dapat diterapkan apa adanya dan tumpang tindih dengan persyaratan lain. Hanya organisasi yang mau mengambil manfaat yang besar dari ISO-9001 yang akan mempertimbangkan ‘catatan’ untuk diterapkan.
ISO 9001:2015 tidak mensyaratkan tentang bagaimana seharusnya mengelola pengetahuan organisasional. Persyaratan yang ada hanya …. Beberapa pendekatan berikut dapat dijadikan pilihan untuk menerapkan persyaratan tentang pengetahuan organisasional:
Mendaftar jenis-jenis pengetahuan dan tempat penyimpanan
Mendokumentasikan pengetahuan tak tertulis menjadi tertulis (dalam istilah knowledge management, ini berarti meng-konversi tacit knowledge menjadi explicit knowledge)
Menyimpan pengetahuan terdokumentasi sesuai tempat penyimpanan yang ditentukan
Membagi pengetahuan
Bila memungkinkan: memasukkan cara cara yang berguna yang diperoleh dari berbagai sumber pengetahuan menjadi standar-standar kerja ataupun prosedur internal.
Kelima tahapan tersebut dapat dilakukan dengan cara yang sederhana maupun rumit, tergantung konteks organisasi. Beberapa perusahaan kecil mungkin saja hanya memerlukan cara agar sebanyak mungkin pengetahuan yang ada pada personil internal yang dianggap ahli dapat didokumentasikan, lalu memilih cara penyimpanan yang membuat informasi penting tersebut dapat diakses oleh personil yang membutuhkan. Program mentoring atau pelatihan bisa saja dilakukan sebagai cara membagi pengetahuan.
Untuk perusahaan lain yang lebih besar, mendokumentasikan pengetahuan, menyimpan dan membagi bisa saja dilakukan dengan cara yang lebih canggih dan terprogram. Banyak organisasi yang memerlukan waktu tahunan untuk dapat menerapkan knowledge management yang dapat berdampak pada peningkatan kinerja organisasi. Penggunaan teknologi informasi juga sudah menjadi hal yang umum dalam penerapan knowledge management.