Menurunkan Tingkat Inventory

Inventory sering disebut sebagai pemborosan dan kuburan masalah, menyembunyikan masalah yang sebenarnya. Tetapi mengurangi inventory tentu tak bisa sembarangan.

Kecerobohan dalam mengurangi inventori bisa berakibat masalah yang lebih besar seperti Stop produks dan pengiriman barang ke pelanggan terlambat. 

Kenali dulu fungsi Inventory

Untuk mengurangi inventory, fungsi dari inventory harus dikenali dahulu. Setelah mengenali fungsinya, kita bisa menggali lebih jauh mengapa fungsi itu harus ada? Dari situlah seharusnya dimulai upaya penurunan inventory. Ada berbagai fungsi inventory. Diantaranya:

Transit

Transit inventory terjadi bila karena ada jarak antara pemasok dan pelanggan. Jumlah transit inventory dipengaruhi oleh jarak dan mode transportasi. Pengurangan transit inventory tentunya bisa dilakukan dengan memilih pemasok yang lebih dekat, atau mode transportasi yang lebih cepat bila dianggap feasible dibanding biaya inventory. 

Decoupling

Decoupling inventory adalah inventory untuk mengatasi masalah ketidakseimbangan kapasitas produksi. Misalnya, untuk alur produksi dari mesin A ke mesin B, bila mesin B mempunyai kapasitas yang lebih besar, maka mungkin akan ada kebutuhan dimana mesin A harus harus memproduksi barang untuk kebutuhan mesin B. Satu-satunya cara mengurangi decoupling inventory tentu dengan menyeimbangkan kedua mesin tersebut. Entah dengan preventive maintenance yang lebih baik, penambahan mesin atau mungkin penggantian. 

Lotsizing

Lotsizing inventory adalah persediaan yang umumnya disebabkan oleh biaya set-up yang besar. Ketika sistem produksi mempunyai waktu set-up yang lama, maka jumlah unit produk yang harus diproduksi harus dalam jumlah tertentu sehingga biaya set-up tidak lebih besar dari biaya karena adanya persediaan. Mengurangi lotsize inventory tentu harus difokuskan pada upaya mengurangi waktu set-up. Itulah makanya banyak ahli JIT (just in time) banyak memberi perhatian pada pengurangan waktu set-up. 

Anticipatory

Anticipatory inventory adalah inventory untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan yang diramalkan akan terjadi. Misalnya, karena diramalkan akan terjadi kenaikan harga atau ada kemungkinan terjadinya mogok kerja di organisasi pemasok maka pembelian barang dilakukan melebihi yang keperluan dalam satu perioda. Kelebihan itu disebut sebagai anticipatory inventory. Untuk mengurangi inventory jenis ini, tindakan yang perlu dilakukan tentu tergantung dari kasusnya. Kontrak jangka panjang dengan harga tetap atau menambah supplier mungkin dapat dipilih untuk antisipasi perubahan harga dan kemungkinan mogok kerja.

Seasonal

Seasosal inventory dilakukan untuk mengatasi masalah pasokan yang tidak merata di sepanjang tahun. Misalnya, pada industri makanan yang tergantung pada panen suatu komoditas tertentu, pembelian dilakukan dalam jumlah yang banyak pada saat panen untuk memenuhi kebutuhan beberapa perioda sampai panen berikutnya (tentu bila dianggap komoditas akan susah dicari pada perioda-peraoda yang bukan musim panen). Pengurangan seosonal inventory membutuhkan tindakan-tindakan yang lebih sulit seperti mempengaruhi pasar agar penyerapan produk lebih merata di sepanjang tahun, atau dengan kebijakan hanya membuat dan melayani kebutuhan produk pada masa dimana pasokan bahan baku tersedia. 

Buffer

Buffer inventory adalah inventory untuk mengatasi berbagai ketidakpastian. Tingkat reject dan leadtime pembelian yang berfluktuasi adalah contoh dari ketidakpastian yang menimbulkan kebutuhan akan buffer inventory. Mengurangi buffer inventory tentu juga harus mengarah pada penyebabnya. Misalnya, bila penyebabnya tingkat reject yang fluktuatif, perlu dicari upaya untuk menstabilkan kemampuan produksi.

Penurunan Inventory dalam standar Sistem Manajemen Mutu

Dalam ISO-9001 tidak ada persyaratan untuk penurunan inventory. Meski begitu, sasaran penurunan inventory baik sekali dibuat sebagai salah satu sasaran kinerja sistem. Inventory berlebihan mempengaruhi kinerja mutu. Buffer inventory, misalnya. Penimbunan buffer inventory disetiap antara station kerja mengakibatkan tertimbun pula masalah sebenarnya yang harus diselesaikan yaitu ketidakstabilan proses atau masalah lain. Lebih jauh, buffer inventory secara moral akan membuat pekerja merasa ‘cukup’ aman untuk membuat produk sebaik yang diinginkan. Pikiran yang tertanam: ‘Tak usah terlalu pusing bila beberapa produk ditolak, buffer inventory akan menyelesaikan masalah tersebut;.

Dalam ISO/TS-16949 persayaratan untuk membuat inventory yang minimal secara tidak langsung dinyatakan dalam persyaratan terkait penjadwalan produksi. Penjadwalan produksi harus dilakukan menurut kebutuhan pelanggan (order driven) dan disarankan untuk menerapkan konsep Just in Time. Just in time, tentu lekat dengan upaya bagaimana meminimalkan inventory di semua sektor.