Diskusikan Kebutuhan Anda
Seri ‘Logika Standar Sistem Manajemen Mutu ISO-9001’ memilih quality planning sebagai bahasan pertama karena aktifitas ini adalah awal dari tiga aktifitas yang paling penting dalam upaya organisasi membuat produk yang bermutu.
Sebelumnya, kita akan menyempitkan dulu definisi tentang Quality – mutu:
Mutu: freedom from deficiency – bebas dari kegagalan.
Definisi tersebut sederhana dan mudah dipahami. Produk yang bermutu adalah produk yang bebas dari kegagalan, baik dalam masa pembuatannya ataupun dalam penggunaannya. Produk yang bermutu rendah adalah produk yang mempunyai tingkat kegagalan yang tinggi dalam masa pembuatan ataupun dalam masa penggunaan.
Slogan ‘quality is free’ didasarkan pada definisi mutu sebagai ‘bebas dari kegagalan’. Produk yang bermutu tinggi adalah produk yang dibuat dengan biaya yang lebih rendah. Tidak ada kerugian material karena produk reject selama proses produksi, tidak ada kerugian karena waktu dan tenaga tambahan untuk rework, tidak ada biaya penanganan klaim dan sebagainya. Sebaliknya, produk yang bermutu rendah mengakibatkan organisasi harus terbebani dengan biaya-biaya tersebut: Biaya material penggati, biaya rework, biaya penanganan komplain dan sebagainya. Biaya-biaya itu disebut cost of poor quality – biaya karena mutu rendah.
Juran, mahaguru mutu, menjelaskan bahwa 3 aktifitas terpenting yang mempengaruhi mutu adalah: quality planning, quality control dan quality improvement. Dia menggambarkannya dalam sebuah diagram yang terkenal: Juran Trilogy Diagram. Diagram ini menghubungkan cost of poor quaility dengan ketiga aktifitas penting tersebut.
Quality planning adalah aktifitas perencanaan sebelum aktifitas produksi dilakukan atau sebelum pelayanan diberikan. Quality planning mempengarui setinggi apa zona of quality control berada pada pada masa produksi (fase ‘during operation’ pada gambar diatas). Quality planning yang baik membuat zone of quality control berada pada posisi yang rendah, berarti menghasilkan cost of poor quality yang rendah pula. Sebaliknya, quality planning yang buruk akan membuat zona of quality control berada pada posisi yang tinggi, berarti menghasilkan cost of poor quality yang tinggi pula.
Apa yang harus dilakukan dalam quality planning agar zona control berada pada level yang serendah mungkin?
Untuk organisasi yang tidak bertanggung jawab untuk merancang produk, aktifitas-aktifitas yang perlu dilakukan dalam quality planning:
Pertama tentunya kita harus tetapkan terlebih dahulu produk ‘yang bagaimana’ yang akan kita buat. Apa saja persyaratan pelanggan menyangkut produk tersebut? Kita harus melihat drawing, spesifikasi teknis dan dokumen-dokumen lain terkait dengan persyaratan produk. Kita harus melakukan peninjauan terleibh dahulu. Apakah sudah jelas? Apakah sudah lengkap? Ini tahapan awal yang penting. Kita tak mungkin tahu apakah produk kita gagal atau tidak bila kita tak tahu dengan jelas apa persyaratan produk yang harus dipenuhi.
Standar sistem manajemen mutu ISO 9001, klausul 8.1.a: Organisasi harus menentukan persyaratan produk
Selanjutnya, kita juga harus merencanakan proses apa saja yang harus dilakukan untuk membuat produk. Tahapannya bagaimana? Metodanya bagaimana? peralatan atau sumber daya apa yang kita butuhkan untuk operasi proses? apakah perlu kompetensi khusus yang tidak dimiliki personel yang ada? apakah kita perlu membuat dokumen petunjuk kerja? Semua hal tersebut akan mempengaruhi keberhasilan kita dalam membuat produk nantinya, atau dalam memberikan pelayanan.
Standar sistem manajemen mutu ISO 9001 klausul 7.1.b:
Organisasi harus menentukan kebutuhan untuk menetapkan proses, dan dokumen dokumen, dan untuk menyediakan sumber daya yang spesifik untuk produk.
Apakah kita sudah siap untuk melakukan proses produksi atau pelayanan? Belum. Kita juga perlu menentukan bagaimana memastikan bahwa proses nantinya berjalan seperti yang kita harapkan. Caranya adalah dengan melakukan berbagai bentuk pemeriksaan yang mungkin diperlukan. Kapan kita harus melakukan inspeksi produk? bagaimana caranya? apa kirterianya? apakah perlu sample yang banyak atau sedikit saja? Hal ini juga harus kita rencanakan sejak semula.
Standar sistem manajemen mutu ISO 9001 Klausul 7.1.c
Organisasi harus menentukan aktifitas-aktifitas verifikasi, validasi, pemantauaun, inspeksi dan pengujian yang spesifik untuk produk dan kriteria keberterimaannya (acceptance)
Hal lain yang perlu dilakukan dalam quality planning adalah menetapkanh sasaran mutu. Sasaran ini adalah perkiraan di tingkat mana zona of quality control berada. Bila kita sudah punya pengalaman membuat produk yang mempunyai beberapa kesamaan dengan produk yang akan kita buat, kita tentu bisa mengambil pelajaran dari pengalaman yang lalu untuk membuat sasaran mutu yang lebih baik. Atau, sasaran juga dapat kita buat setelah kita melakukan produksi percobaan dengan kondisi terkendali penuh
klausul 7.1.a: Organisasi harus menetapkan sasaran mutu.
Terakhir, kita juga perlu menentukan catatan-catatan atau laporan-laporan yang harus dibuat selama masa produksi atau pelayanan. Hal ini untuk menjamin bahwa semua data yang diperlukan terekam sejak awal masa produksi.
Klausul 7.1.d: organisasi juga harus menetapkan catatan apa yang diperlukan
Selain aktifitas diatas, quality planning juga mencakup perancangan produk (standar sistem manajemen mutu ISO-9001 Klausul 7.3). Tidak dibahas disini tetapi akan mudah dimengerti bahwa tujuan dari persyaratan tersebut sama dengan klausul 7.1: Menekan cost of poor quality serendah-rendahnya pada saat produk diproduksi ataupun digunakan.