Beberapa Tips Penyusunan Prosedur

Prosedur digunakan perusahaan untuk menjamin konsistensi pelaksanaan pekerjaan dan memudahkan karyawan baru memahami alur pekerjaan serta kepada siapa saja dia harus berinteraksi.Dalam konteks peningkatan berkelanjutan, prosedru dijadikan alat untuk melanggengkan praktek-praktek yang dianggap lebih baik sebelumnya, sehingga karyawan tidak lagi kembali pada praktek yang lama. Lalu bagaimana seharusnya format dan isi prosedur?

Ciri-ciri prosedur yang baik

 Prosedur yang baik adalah prosedur yang dapat secara efektif menyampaikan pesan kepada karyawan yang membacanya secara cepat. Untuk dapat menyampaikan pesan secara efektif, maka prosedur harus ‘jelas’, mudah dipahami dan menutup sebanyak mungkin kemungkinan interpretasi yang berbeda dari pembacanya. Untuk dapat dipahami dengan cepat, prosedur harus ringkas. Mengapa harus dapat dipahami dengan cepat? karena prosedur dibaca pada waktu kerja. Berbeda dengan bentuk bacaan lain yang dibaca pada waktu luang, dimana tulisannya dapat saja serinci mungkin, atau malah menggunakan metafor-metafor untuk tujuan artistik. Maka, 2 kata kunci prosedur yang baik adalah: JELAS DAN RINGKAS.

Bagaimana membuat prosedur ringkas dan jelas:

1. Gunakan istilah yang sesuai dengan target pembaca.

Bila dianggap pembaca memahami istilah-istilah teknis, gunakan istilah teknis tetapi bila tidak, penyusun prosedur harus mencari istilah lain yang lebih mudah dipahami. Bila terpaksa harus menggunakan istilah teknis, tambahkan keterangan pada kali pertama istilah itu digunakan.

2. Gunakan kalimat aktif, bukan kalimat pasif.

Kalimat aktif adalah kalimat yang langsung menggambarkan apa yang harus dilakukan. Ini sangat sesuai untuk penulisan prosedur karena prosedur menggambarkan apa yang harus dilakukan oleh seseorang.

Contoh yang kurang baik:

• • • Purchase request yang telah diperiksa oleh staff pembelian lalu dibuatkan purchase order.

Contoh yang baik:

• • • Staff pembelian memeriksa purchase request

    • Staff pembelian membuat purchase order.

3. Tidak menggunakan kata penghubung yang tidak perlu

Beberapa orang senang menggunakan kata ‘lalu’, setelah itu di awal kalimat dalam prosedur. Dalam bentuk tulisan lain ini diperlukan untuk membuat keterangan sekuensial tentang 2 kejadian yang berurutan. Dalam prosedur ini tidak diperlukan. Nomor dari aktifitas atau paragraf sudah cukup memberikan keterangan mana yang dilakukan lebih dahulu, mana yang dilakukan kemudian.

4. Satu paragrah hanya satu kalimat untuk satu pekerjaan, kecuali dibutuhkan keterangan tambahan.

Contoh yang kurang baik:

• • • Sebelum membongkar muatan, petugas gudang memeriksa seal kontainer.

Lebih baik:

• • • Petugas gudang memeriksa seal kontainer

    • Petugas gudang membongkar muatan

Format Prosedur

Ada beberapa format prosedur yang dapat dipilih dengan kelebihan dan kekurangan masing-masing;

1. Flow Chart.

Kelebihan: Ringkas, cepat dimengerti karena dalam sekejap pembaca mendapat gambaran apa yang harus dilakukan dan bagaimana alur kerjanya.

Kekurangan: Kadang ringkas belum tentu jelas berlaku disini. Flowchart hanya memungkinkan adalah kata-kata yang singkat di dalam setiap symbol. Flowchar saja tidak bisa memuat keterangan atau penjelasan bila diperlukan bagaimana melakukan suatu pekerjaan, flowchart.

2. Narasi

Kelebihan: Dapat memuat keterangan dan penjelasan yang diperlukan.

Kekurangan: Lebih lambat dipahami dibanding flowchart. Bila tidak terlatih bagaimana membuat kalimat yang ringkas dan jelas, bentuk narasi akan lebih sulit lagi dipahami oleh pembaca.

3. Kombinasi flow chart dan narasi.

Banyak organisasi menggunakan format ini untuk memadukan kelebihan dari bentuk narasi dan flowchart. Misalnya, di sebelah kanan flowchart, disebelah kiri adalah penjelasan. Kelebihan dari kedua format tersebut tentu didapat, yaitu mudah dipahami sekaligus fleksibel bila diperlukan penjelasan tambahan. Tetapi, kekeruangan dari bentuk ini adalah pada penyusunannya. Menyesuaian baris-baris flow chart dan narasi dan pengaturan halaman jauh lebih sulit pada format ini dibanding bentuk flowchart saja apalagi narasi saja.

4. Playscript

Bentuk ini jarang dipakai tetapi sebetulnya sangat menjanjikan untuk membuat prosedur yang mudah dipahami sekaligus fleksible bila diperlukan keterangan tambahan. Bentuk ini mengambil ide dari tulisan-tulisan script yang digunakan pada naskah drama atau film. Bentuk ini memisahkan pelaku dengan pekerjaan yang harus dilakukan sementara pekerjaan yang harus dilakukan ditulis dalam kalimat aktif yang padat. Contoh:

Kelebihan dari playscript sama dengan kelebihan dari kombinasi flowchart dan narasi sementara kekurangannya yang ada pada bentuk kombinasi tersebut tidak ada dalam bentuk ini.